OA系统之档案管理系统性实施要点- 一、项目实施观念
作为项目实施经理应明确并与客户确认OA项目实施达到的效果:
1、信息化建设是一个信息化工程，是有计划、有步骤的实施的，不可能一蹴而就，
*一次上OA项目时不能定位太高，要根据企业的实际情况定制合理的目标。
2、系统实施和应用过程中出现问题是必然的。一方面软件系统有适应性的调整，
另一方面影响人们传统使用习惯和部分人的利益问题。
3、系统的使用是需要理性引导的。不能听从使用用户的任意需求(了解需求提出
者提出的真正的需求、真正的定位)，而把用户应用需求向系统产品上引导、
靠近。
4、不能企望整个系统100%的应用、使用，那是一个*理想状态!应该保证系统主
要功能成功使用。
二、项目实施策略
总结我们以往成熟经验，现提出如下项目实施策略:
策略一:促使单位领导牵头应用
一个单位的信息化工作往往呈现为"一把手工程"，如果项目没有领导来牵头，
没有领导来应用，那么整个系统推广起来便缺乏力度，推广也变得难了起来。
为了促进单位领导使用，可以:
1、重点对领导层进行应用培训;
2、为领导层提供*为关心的、烦心的、*迫切的应用，如:工作任务不能急了解
情况，办事效率不高，问题不明确等;
3、由于多数领导往往文字输入有困难，所以给领导提供的应用功能，要尽可能地
简洁、直观、易用--只须通过鼠标便可完成操作;
A.可以考虑为领导配备手写板，完成公文批注处理;
B.利用其它策略造势、形成"围势"，"迫使"领导去应用;
C.拟安排秘书代理领导处理相关信息，这样即使领导因太忙、或因
计算机水平原因，相关电子信息亦能得到及时处理。
策略二:作好推广递进层次、层层推进
一般来讲，对于公文管理、会议管理这样的纯办公应用往往较难推广、需要
一定的时期才能推广开来，所以应计划好系统推广递进层次，如在前期重点推广:
1、业务型功能模块;
2、信息发布系统;
3、内部邮件、在线交流、论坛等;
4、档案管理系统;
5、简单的，给大家带来好外的流程，如请假流程、物品购买申请流程、
收文流程、费用报销等流程，这些流程每个人都会用到的，通过网上
审批节省了找领导时间，并且可以随时了解审批到那个步骤。
这些系统具有易推广、实用、易应用起来等特点。这些系统得以推广后，便
可以推广其它各个系统的使用，从而达到整个系统的应用。
策略三:制度促进
即与管理部门(尤其是办公室部门)密切配合，制定相关规章制度，明文要
求一些公告、文件、政务必须从协同办公管理平台上进行流转，同时切断原有的、
传统的纸质信息流转方式。
策略四:现场值守及时响应、解决问题
凡是系统，在使用过程中或多或少都会出现这样、那样的问题。如果这些问
题不能得到及时答复、解决，便可能影响用户使用信心，也可能出现一些负面声
音，这对信息主管部门和领导会产生很大的压力和影响。因此，这些问题必须消
除在萌芽中。
策略五:帮助完成数据采编、输入等初始处理
迅速完成基础数据的处理可以有效促进整个项目的早日启动和使用。在一般
的电子政务、OA办公系统项目中，前期的一些基础数据由我们实施人员去完成，
因项目刚开始用户对于系统的理解、数据整理的不熟悉，由用户录入会拖延项目
的时间。
策略六:充分发挥"督察督办系统"的作用
即由相关管理人员利用督察督办系统促进各个部门、人员充分利用协同办公
管理平台。
策略七:发挥手机短信自动通知、通告功能
手机短信是人们目前*熟悉、使用*多的工具，将系统与手机短信结合起来。
手机将时时提醒"您"去使用系统了。
策略八:发挥客户方信息中心、系统管理员作用
系统实施主要力量还是要靠信息中心、系统管理员，而核心力量是"我们"。
策略流程:发挥信息中心、系统管理员能动性非常关键，重点培养出客户系统
管理员，让其能解决日常使用中90%的问题
另外，办公室之类部门是系统使用的关键部门，应由信息中心积极去联合、
共同推广。
策略九:关于公文系统处理
每一个单位都关系公文系统，政府部门都是如此!但是公文系统往往是难
用起来的，关键原因有两个:
1、改变人们传统公文习惯，一下子是比较难以接受和习惯的。
2、如果一些领导不熟悉计算机便必须造成公文流程的"断点"，另外领导潜意
识里的"权力"感觉被剥夺。
3、纸质文件是不可能一下取消的。
所以建议:
1、系统演示时，可以讲解整个公文处理的完善性、灵活性不能让人觉得你
的公文系统太简单、没有函量。
2、实施时候，简单化处理，即公文流程过程还是传统模式手工批注，结束
时再电子化、成文、归档，其它收阅人则通过系统收阅电子文件即可。
3、对言之:这是一个过程、不要一蹴而就。
这样，一方面解决了纸质文件需留存、领导难点、使用习惯等问题，同时保
证系统的完整性，也为单位节省了大量的纸张费用、文件传递费用(主要解决文
件抄送、传送之费用--这也是大头)。
