非接触式案卷扫描仪-浅谈电子文件的原始性与凭证性

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电子文件能否具有档案的原始性与凭证性，不在于其载体形式，而在于其是否具有唯一性。通过对电子文件与纸质文件的形成过程、归档过程、保存过程进行比较，笔者认为，电子文件与纸质文件没有原则上的区别，因而电子文件也具有档案的原始性与凭证性。
       纸质文件与电子文件形成的比较
       文件的形成过程为：拟稿——修改——定稿——正式文件。纸质文件能成为档案是在定稿时有签名笔迹、正式文件时有印章，这就是其原始性，也是纸质文件成为档案的标志的凭证性。电子文件也遵循此规律，在定稿与正式文件中也可定制特殊的标志以确定其原始性。另外纸质文件形成后很难再形成一模一样的纸质文件，但是同样能够对其修改、仿制，比如仿制名画、古董等行为屡见不鲜，这就衍生了鉴定的行业。
       纸质文件与电子文件整理的归档途径
       根据《归档文件整理规则》规定，归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，笔者认为这里应包括各种载体的文件材料，不应仅指纸质材料；归档文件整理是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。如果电子文件符合《归档文件整理规则》，并依《归档文件整理规则》整理，也应视为已归档的文件，即俗称“档案”。
       电子文件能否成为档案，看其是否具有唯一性
笔者认为纸质文件经整理后，在文件上盖上档号章的就是档案，也就是此文件的唯一性。同理，电子文件经按照《归档文件整理规则》处理编号、编目后，也应视为档案。有人质疑电子文件易修改，那么请问纸质文件就不易被修改吗？由于只有经过编号、编目的归档文件才能成为档案，在此编目与文件的结合就是此文件的唯一性，因此笔者认为电子文件也具有此特性，但特别强调的是已归档的电子文件。虽说电子文件修改容易，但作为归档的电子文件是不易被修改的。同理，如果归档的纸质文件一旦被修改，就不再具有原始性与凭证性。
       归档电子文件的保存
       纸质档案是在文件上盖上档号章，电子文件应如何建立一个唯一的标志，这就要求各档案部门建立自己的标识符，以确保其唯一性。并将电子文件与目录刻录成只读光盘保存，并做好光盘相应的异地备份工作。
电子文件的可读性是电子文件作为档案的另一问题。由于形成电子文件的软件五花八门，有人提出将软件同时拷贝，但其中涉及软件的版权问题。因此，我们认为电子文件不论由何种软件产生，必须转化成普通可读格式的电子文件才能归档。
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