书刊扫描仪：知识管理对档案工作的启示书刊扫描仪：知识管理对档案工作的启示
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内容摘要：知识管理作为知识经济催生的一种全新的管理理念与管理方法,应用的领域十分广泛,知识管理的理论、实践与档案工作有密不可分的关系,档案数字化工作有必要融入知识管理的理念,档案工作人员应积极参与知识管理的实践,发挥优势,提升工作价值。
关键词：知识管理 隐性知识 档案管理
知识管理是随知识经济时代的到来而产生的一种全新的管理理念与管理方法,它致力于通过确认和有效利用已有的和获取的知识,并通过对各种知识的连续性管理,提高组织的创新能力和创造价值的能力,以满足组织发展壮大的需要,从而解决知识经济时代带给组织的巨大竞争压力。知识管理的提出标志着知识作为当前社会经济发展核心资源与重要资产的价值已得到人类社会的高度重视。虽然知识管理首先是在企业管理中得到推崇和实行,但作为一种融会多种学科成果、富有前瞻性的科学理论,其影响已快速渗透到社会的各个层面,档案工作承担着保存人类珍贵记忆、开发利用档案信息资源促进社会发展的重要文化使命,是实施知识管理的基础,与知识管理有着密不可分的联系,档案工作者必须对知识管理理论有清晰、明确的认识,将这种全新的管理理念与管理方法融入自己的工作领域,在知识经济时代提升自身工作的价值,为社会的发展发挥大的作用。
一、明确知识管理的新意
正像许多学者所论述的,人类长久以来一直在施行知识管理的行为,图书馆、档案馆都是人类有目的有意识建立的知识管理的部门,具体到企业内部也是这样,企业同样在“知识管理”理论提出之前也对知识进行着不同程度的管理,那么,为什么还要隆重地推出“知识管理”呢?从知识管理的有关著述、实践中可以发现:今天的知识管理是建立在对知识作用、价值认识的深化基础之上,当它于21世纪90年代初作为一种管理理念与方法被推出时,已具有了以下不同于以往的独特之处:
1.管理的范围空前扩大
知识管理理论将知识划分为显性知识和隐性知识,这种认识源于英国的哲学家迈克尔·波兰尼(Michael Polanyi),经过被誉为“现代管理学之父”的美国的彼得·德鲁克(PeterF.Durcker)、日本学者野中郁次郎(Lujiro Nonaka)等的进一步阐发建构被广泛采纳接受。他们认为:知识有显性、隐性之分,“显性知识”是指用书面文字、图表和数学公式表述的知识,所以又称为“言明的知识”,是易于被传递、分享的;隐性知识是指尚未被言语或其他形式表述的知识,往往以个人的技术诀窍、工作经验等形式存在,与个体的知识结构、阅历、思维方式等密切相关,是“尚未言明的”、“难以言传的”,尚处于“缄默”状态的知识,不易被获取和传递。隐性知识和显性知识的关系是:人类任何显性知识都植根于隐性知识之中,都依赖于隐性知识的存在,都必须有隐性知识的支撑;在许多情景中隐性知识是人类知识的内核和内容,而显性知识只是在内核上赋予了可以表述和转达的外型。简单来说,也就是认为隐性知识的价值远远高于显性知识。基于这种认识,知识管理理论明确地提出要对组织内的显性、隐性知识同样实施有效的管理,在显性知识已得到有效管理的现实情况下,尤其要重视隐性知识的管理。
我们知道,人类以往对知识的管理只停留在显性知识管理的层面,如图书、档案的管理,隐性知识的管理则一直是通过人力资源的管理实现的,今天,随着人才流动的频繁和人员的换代,组织感受到留住“知识”的重要性,对企业来说,隐性知识的管理可以说是对人才流失的补救,对整个人类来说,则具有集聚、流传人类宝贵智力资源的非凡意义,这不禁让我们联想到孔子对文献不足的慨叹、郑玄与朱熹对文献概念的诠释(文,典籍也;献,贤也,熟悉掌故的人所说的话、所发的议论),都表现了人类对于隐性知识的看重以及对隐性知识显性化的渴望。知识管理理论不仅表述了人类对智力资源实现大程度的掌控的愿望,而且致力于将其变成现实,这同以往组织所进行的图书、档案等显性知识的管理相比,极大地扩展了管理的范围。
2.知识的高度共享
知识管理的核心目的不是仅进行知识的获取和存储,而是要进行知识资源的高度共享,组织内的每一个成员都在贡献自己知识的同时分享到了他人的知识,也就是个人知识输出转化为组织的知识,组织的知识可以提供给组织内的每位成员,通过知识的传输、学习、交流,促使新的知识的产生,这是一个连续不断的循环。在组织内部,知识资源是开放的,完全打破了部门、分工的界限,只要需要,可以随时利用。而以往的知识利用,是相对封闭的,在组织内被人为的阻断,人们的意识中只关心自己工作范畴的内容,没有意识到一个组织内各工作部门目标的一致性,因而各个环节、各工作流程之间有密不可分的内在联系,没有也不可能意识到其他人的知识对自己同样具有价值、意识不到每个人都可能从他人的知识中得到意想不到的启示,从而创造新的知识,促进组织的发展,给组织带来巨大的利益。
3.管理环境的和谐化
知识管理要求营造出一个平等、自愿的组织环境来保证知识管理的实施,彼得·圣吉在其《第五项修炼》一书中曾预见“九十年代成功的企业将会是学习型组织”,因为在未来唯一持久的优势“是有能力比你的竞争对手学习得快”,哈佛商学院教授戴维·A·加文在其《建立学习型组织》一文中进一步定义了这种学习型组织“:是一个能熟练地创造、获取和传递知识的组织,同时也要善于修正自身的行为,以适应新的知识和见解”,在这种组织中,要尽力克服人对知识的垄断心理,人们能切实感受到组织对员工发展的关怀与付出,每个员工都处于不僵化、无强制、放松、愉悦的氛围之中,愿意贡献出自己的工作经验、认识、想法,也分享他人的。知识管理的具体实施需要组织、组织内部的每个成员、信息技术多种因素的积极配合。组织要努力建成学习型组织,负责营造出一种平等、友爱、合作、团结的氛围,形成组织独有的文化,让每个成员对组织产生信任;组织的每个成员在组织中汲取到增长个人才干的知识,也因受到鼓励而愿意为组织的发展贡献自己的知识,组织成员既是组织知识的受益者又是组织知识的创造者;信息技术则为构建知识共享的平台、提高知识管理的效率、促进隐性知识向显性知识的转化提供具体技术的支持。组织、个人、技术结合起来创造出一个和谐的知识管理环境,使组织成员在组织中进行自发的、自如的知识交流与创造。
二、知识管理对档案工作的启示
1.吸收知识管理理念,注重隐性知识的挖掘
知识管理理论对隐性知识的关注以及关于隐性知识显性化的研究提示我们,档案工作不仅要注重对组织内产生的显性知识(文档)的收集、管理,而且要重视对隐藏在组织内部的隐性知识的发掘,这部分知识对组织的发展、延续具有决定性的作用,隐性知识虽然具有高度的个性化、感性化的特点,但信息技术的发展已为隐性知识的显性化提供了良好的技术条件,档案工作人员要对蕴藏在组织管理流程中、组织文化中、组织成员头脑中的隐性知识进行积极的分析、识别,档案部门要与隐性知识存在的个体、组织各部门建立、保持一种密切友好的关系,通过网络这个平台,建立扩大收集知识的渠道,将各部门、每个成员的工作经验、技术诀窍、思想火花,及时收集、整理,例如组建退休员工的文档,注意收集他们离职演讲的材料、退休后的著述、参加各种座谈及研讨会时发表的意见等,这些材料中包含着他们人生的感悟、工作的经验、对工作过的单位的评价、希望,是非常有价值的知识,可以给后来者以启示、激励,为单位的发展提供多方面的帮助。如果档案工作不仅能提供组织所需求的原始档案信息,而且可以将那些隐含在组织内部的知识挖掘出来,经过加工、整合,以知识产品的形式加以提供,使利用到的人感受到这些知识的可贵,那么档案工作的价值就能充分地显现出来。
2.摒弃保守的观念,推动知识的共享
档案是一种重要的知识资源,这是毋庸置疑的,知识资源只有共享才能大限度地发挥它的价值,但档案一直以来的机要性特点,导致了档案工作重藏轻用的保守观念始终占据主导地位,这种保守的观念往往阻断了档案部门和利用者之间的有效沟通,使档案这种重要的知识资源发挥不出应有的作用,这与当前加强信息资源不满,也妨碍了档案工作价值的实现,长此以往档案工作必定因为脱离它的服务者而失去在社会生活中的重要地位。档案部门应从知识管理所描绘的知识高度共享的理想图景中得到启示,档案只有在利用中才能显现价值,档案工作也只有把档案信息在适时的时候以适宜的形式传送给需要的人,才体现出了工作的意义、实现了工作的目的。当前档案部门亟需做的就是改变以往围绕以档案实体为中心的思考、管理方式,代之以以利用者为中心的思维方法和管理方式,以档案信息资源共享为目标,大力进行档案信息资源的开发、开展多种形式的档案利用服务,发挥档案部门馆藏丰富的优势。目前,许多单位已建成以档案部门为主的信息中心,档案部门就应全面利用多种知识资源,突破人为设置的利用藩篱,为利用者提供多方位、多角度、多途径的知识服务,促进知识的共享。
3.档案部门要努力建成学习型组织
知识经济时代比以往的任何一个时代需求具有知识、技能的人才,而科技的高速发展、知识的快速更新,使终身学习和接受继续教育成为人们生活中不可缺少的组成部分。对任何一种组织来说,要在竞争中立稳脚跟,就必须不断提高技术水平、改进管理方法,积聚组织知识。无论是组织还是个人,只有不断学习,才能葆有生存的能力、发展的活力。对档案部门来说,正面临着信息技术带来的档案管理理论与技术方面的难题,需要建成学习型组织,营造个人、组织共同发展的良好组织环境。档案部门内部必须培养、形成一种知识共享、互利互惠的文化氛围,努力创造良好的沟通情境,注重人员的培训、继续教育,为自己的成员能从组织中汲取知识、增长才干提供良好的条件,与此同时也鼓励自己部门的成员积极思考、认真学习现代化的管理技术、勇于创新,为档案事业的发展贡献自己的经验、技术。
4.发挥优势,做知识管理的积极践行者
代价高昂往往被研究者们认为是知识管理的一个基本特征,因为要有效管理知识这种资产的知识管理活动需要投入金钱或劳动力,但显然这些研究者们忽视了一点,就是他们忽略了利用已有的知识管理部门与基础,如果能有效地利用现有部门和人员,就能大大降低知识管理的成本与风险。知识管理无论从其目的、管理活动还是其具体技术来看,都与档案工作具有相似性,几乎遍及每个组织的档案部门就是知识管理中不该遗忘的中坚力量,可以自信地说,在任何一种组织中要实施知识管理,没有档案工作的参与支持,都是不可想象也无法实现的,因为从知识管理的对象来看,档案是一个组织必须拥有的基础知识源,是组织显性知识的重要组成部分;从知识管理活动来看,要建成知识管理系统,必然涉及知识的收集、识别、分类、整合、检索、传递,而档案部门及档案工作人员在长期的档案工作实践中早已积累了这方面的知识,他们熟悉信息来源的渠道、善于对知识进行识别、长于知识的检索与分配;从知识管理具体技术来看,文档管理技术是处理显性知识的关键技术,这同样是档案工作再熟悉不过的技术。此外,档案工作者还具有知识管理者必需的耐心、细心的特质,利于组织中隐性知识的发掘。档案工作人员应充分意识到自身所拥有的优势,以舍我其谁的气势积极参与知识管理的实践,在知识管理中一显身手,为社会的发展做出大贡献。
综上所述,面对知识管理的热潮,档案工作者绝不能视而不见,必须清醒地意识到仍我行我素地固守一隅,就会与社会脱节,失去自己优势与工作阵地,只有积极主动地吸收新的管理理念、改进工作方法、实现由知识的保管者向知识的提供者的转变,才能提升自己的工作价值,扩大档案工作的影响。
