十九世纪末二十世纪初，青岛曾先后沦为德国、日本的殖民地。抗战胜利后，加拿大也曾将青岛作为亚洲重要的军事基地。民国时期，有12个国家曾经在青岛设立领事馆。青岛也是华洋杂处的城市，外国侨民曾多达四万人。外国殖民当局统治青岛期间，形成数量较大、内容广泛的各种档案；外国驻青官方和民间商务机构，也形成大量有关青岛的档案；外国侨民在青岛居住、经商期间，形成和保存了许多与青岛相关的历史记录。

这些档案文献，主要保存在相关国家档案馆，也有不少保存在公共图书馆、博物馆和大学图书馆，还有一些散存在民间，广泛流传于社会。在国外，这些档案资料通常被边缘化，引不起足够重视。有关档案馆、图书馆只是做了简单的著录，利用率较低，只有少数国家对相关进行档案数字化加工。而对青岛来讲，这些档案不仅具有学术研究价值，还具有资政参考、宣传教育、文物鉴赏等方面的价值，利用者不仅是学者，还包括普通市民。

早在1998年，青岛市档案馆就曾与德国联邦档案馆签订过交流协议，复制回一批珍贵档案。2004年以来，进一步加大与国外档案机构等的联系，先后六次赴德国、加拿大、日本、奥地利、英国等国家征集复制历史档案资料。迄今为止，已复制有关青岛历史档案资料80多万页，照片7000余张，地图300余张，电影440分钟，还购买了近300册青岛历史图书资料原件。这些档案资料系统反映了19世纪末至20世纪40年代青岛历史面貌，大大地丰富了青岛市档案馆馆藏内容，改善了馆藏结构，有些填补了历史空白，为青岛市档案馆履行记录历史、服务社会的功能夯实了基础。

如我们在德国主要复制了《胶澳租借条约》《胶澳地区发展备忘录（1898-1913）》《胶澳官报》、早期青岛城市规划图等，这批档案全面反映了1897—1914年德占青岛时期的政治、经济、军事、文化状况和中德交往的历史面貌，记录了早期青岛的风光、城市建筑以及德国人在青岛生活情况等。其中上世纪30～40年代德侨在青岛等地拍摄的长达200分钟的珍贵电影资料，系统记录了青岛的城乡面貌、风土人情、外侨生活的情况，是目前发现*早的一部纪录青岛历史的纪实性影片。在加拿大主要复制了1906—1949年加拿大驻青岛领事馆的档案，这批档案记录了加拿大政府以及加拿大海军在青岛活动情况，以及青岛政治、经济、军事、社会情况，另外还复制了日本1938年侵占青岛、美军在青岛训练国民党海军、遣返日军回国等电影纪录片80余分钟。在日本主要复制了日本国立公文书馆、国会图书馆、东洋文库等单位保存的有关青岛的档案资料，多是日本官方文书、调查资料、研究资料等，反映了战前和沦陷期间青岛的各方面情况，还获赠上世纪30－40年代日本人在青岛活动的电影纪录片和一部以青岛为外景地拍摄的日本故事片；在奥地利主要复制了第一次世界大战期间在青岛沉没的奥地利巡洋舰“伊丽莎白皇后号”的相关档案；在英国主要复制了英国驻青领事馆档案和一批青岛老地图、老照片。

我们赴国外收集复制档案主要有以下方式：一是请*公司代为复制。针对德国、日本有多家档案馆、图书馆、博物馆、大学保存有关青岛的档案，我们采取在当地请公司代为复制的办法，将分散保存的档案按照统一的标准和方式集中复制回来，确保了复制工作的顺利开展。这种办法复制质量高、进度快、节省时间，但成本较高；二是自行复制。也就是自带设备，对珍贵的、零散的档案，自行拍摄或扫描复制; 三是交换复制件。东洋文库是世界知名的东亚历史文献中心，也是日本研究青岛历史的主要机构之一。我们主动提出互换馆藏资料，双方按照对等互惠的原则为对方复制资料，相互交换了200多册图书资料，大大节约了复制费用，实现了双赢的结果；四是接受捐赠。我们对城市历史的重视和保存历史记忆的执着，赢得了外国友人的理解和支持。我们从德国复制青岛老电影资料，就是一个曾经在青岛居住的德国家庭捐赠的。上世纪三四十年代在青岛上学的日本人组成的社会团体，也向我们捐赠了一批老电影资料。近年来，先后有多个国外家庭成员向青岛市档案馆捐赠档案史料。如经驻德大使馆介绍，德国人韦伯专程率家庭成员前来青岛，捐赠其父亲在青岛形成的照片和资料。我们精心举办了捐赠仪式，请新闻媒体重点报道其捐赠档案的做法，韦伯先生非常满意，回国后多方宣传我们重视保护历史资料的做法，中国驻德大使馆工作人员专门打来电话，对我们的工作予以肯定。

赴国外复制档案是一项非常复杂的工作，为保证收集复制工作顺利进行，我们采取了一些有针对性的措施。首先，出访前我们通过各种途径开展深入细致的调研工作，较为全面地掌握有关国家档案馆、图书馆等机构保存有关青岛档案的情况，明确复制档案的主要内容和数量，做到心中有数，有的放矢；其次，我们尽可能地了解外国档案机构不同的管理制度，*大限度避免出现矛盾。如德国某档案馆，要求必须提前半个月提交复制档案目录，我们就请有关机构或人员代为检索，按时提交查阅档案目录，确保按期完成收集复制工作。再如，有些档案馆规定不允许利用者自行拍照，而有些档案馆则不允许扫描但允许自行拍照。如果不提前做好因应措施，将会造成被动。

从国外复制的档案资料，丰富了青岛市档案馆的馆藏内容，为我市开展历史研究、传承历史文化等方面，发挥了重要的作用。如本馆举办的《见证青岛》《青岛制造之路》《风雨归程》等展览，展示了大量从国外收集的档案文献、照片和电影资料。我们出版了《百年青岛》《见证青岛》等画册，与中央电视台、青岛电视台合作制作播出了《青岛时刻》《青岛要塞》《一个德国家庭在青岛》等电视节目；组织翻译出版了《青岛开埠十七年——胶澳发展备忘录全译》《胶澳租借地经济与社会发展——1897－1914年档案史料选编》等，填补青岛历史研究空白，产生了广泛影响。这些档案资料也为青岛历史文化学者、研究生从事相关研究提供了重要参考。

在赴国外征集过程中我们发现，在德国、加拿大、日本、英国等国家档案馆中，保存了大量有关中国的档案，这些档案既反映了中外政府间交往活动，也反映了许多省市的历史面貌。我们在赴外复制档案过程中，由于工作意图和经费、时间等原因，只复制与青岛有关的档案。如能从国家层面统筹考虑赴外收集档案工作，建立赴外收集档案的管理机制，申请专门经费，有计划地开展对外征集工作，将会是一举多得的事情。另外不同国家、不同馆际之间的档案交流，也是时代赋予我们档案工作者的新命题，通过有效、务实的交流，将会对保护档案记忆，繁荣历史文化做出的贡献。