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人力成本的增加，怎样提高档案数字化工作的效率 
方圆档案数字化加工系统（网络版）
数字化加工管理系统
《方圆数字化加工系统》采用C/S结构，由数字化处理子系统、信息管理子系统、信息服务子系统和数据库管理子系统四部分组成，充分利用现代信息技术，实现对不同种类各种载体类型档案资料的数字化采集、管理、利用和保存，显著提高档案信息管理的现代化水平和服务保障能力。
该系统依照档案数字化加工业务流程设计，可以实现对数字化加工项目的全面管理。通过本系统可以达到合理制定项目计划、配置项目资源、监控项目实施、保障各个流程的工作质量、有效控制项目成本、客观评价员工工作的目的。系统主要包括项目管理、流程管理、人员绩效管理、系统管理等四大功能模块。
该系统依照档案数字化加工业务流程设计，可以实现对数字化加工项目的全面管理。通过本系统可以达到合理制定项目计划、配置项目资源、监控项目实施、保障各个流程的工作质量、有效控制项目成本、客观评价员工工作的目的。系统主要包括项目管理、流程管理、人员绩效管理、系统管理等四大功能模块。
◆ 项目管理：
项目计划管理、项目资源管理、项目质量标准、项目进度管理。
◆ 加工流程管理：
根据提卷、查卷、编写页号、数据录入、数据校对、文件扫描、图像处理、批量挂接、文件质检、装订、总质装、还卷、光盘制作等流程提供各流程工作人员的操作功能，主要包括对各流程所需各类工作标准报告的录入和自动生成、数据录入、图像的扫描及自动化处理、OCR识别、PDF文件制作、制作光盘档案等完整功能。
◆ 人员绩效管理：
人员考勤、工作成果记录、质量事故记录、薪酬管理、统计分析。
◆ 系统设置：
档案数据库模板设置、工作标准报表设置、日志管理、备份及恢复、权限管理、公告管理。
一、系统功能如下：
1、数字化处理子系统
1.1 完成“档案信息化”工作，工作对象为“实体档案”，包括“纸质、照片、录音、录像、实物”等。
1.2 主要功能有纸质扫描、图像优化、录音转换、录像转换、质检入库、后台控制等。
2、信息管理子系统
2.1 完成“信息档案化”工作，工作对象为“电子文件”，包括“数据库、文本、表格、声音、图形、图像、视频、动画、多媒体”等。
2.2 完成入库“数字化档案”的维护工作，维护工作对象为“目录数据库”和“影像数据库”，包括“增加、删除、修改、查询、打印”等功能。
2.3 完成入库“数字化档案”的管理工作，管理工作事项包括“分级管理、过程管理、实时管理”。分级管理是指“全宗级管理、卷（盒）级管理、文件级管理、专题级管理、全文管理”等；过程管理是指“接收、鉴定、统计、管理、利用”等；实时管理是指“在线登记、在线归档、在线统计、在线督导、在线答疑”等。
2.4 主要功能有全宗管理、接收组卷、录入维护、电子文件管理、目录树结构维护、档案编目、光盘制作、档案统计、报表打印、库房管理、鉴定销毁等。
3、信息服务子系统
3.1 完成对“内部用户”提供信息服务和管理工作。
3.2 主要功能有信息检索与显示、借阅管理、用户管理、日志管理等。
4、数据库管理子系统
4.1 完成“数据库”的日常管理工作，工作对象为“目录数据库”和“影像数据库”。
4.2 主要功能有库结构导入、库结构维护、数据备份和恢复、数据迁出、数据加密、数据导入导出等。
二、系统特点如下：
1、管理档案门类齐全
档案数字化加工软件遵循国家档案局分类原则，已按国家的标准建立了文书、科技、照片、音像、实物档案和会计档案等，用户可根据自己的需要增加新的档案类型。
2、标准化程度高
符合国家档案管理规范和电子档案存储标准，如光盘存储标准、数据库存储标准和图像文件格式标准等，适合各行业档案分类的标准。
3、通用性强
参照档案案卷构成和国家档案升级对计算机管理的统一要求，支持档案资料的目录及原文管理。系统提供的平台定制技术，可使用户定制出完全符合本单位管理特点的软件系统，普遍适用于各级、各类档案管理部门。
4、符合档案管理流程
将文件、科技材料和资料处理过程的中间环节、相关信息及处理结果管理起来，确保档案、文件材料收集/积累的完整，利于档案的整理、编研工作的开展，便于日后档案的查询利用。
5、档案全文管理
软件不仅能管理档案目录、摘要，而且可将档案的原件也纳入到档案系统管理中，同时还可利用汉字识别技术对图像文件进行OCR识别。可做到从信息检索、目录查询、摘要查询到由目录、摘要信息直接浏览档案原件，并且可对原件的某些信息进行提取。
6、多种组卷方式
各行业、各地区及不同*的科技文件、文书文件形成过程都有它自身的规律，其组卷方式存在着一定的区别，系统灵活的组卷方式完全能满足这种需求。它提供了可按一定的规则进行的自动组卷、多点组卷、跨年度和跨库组卷等功能，以及一份文件的多重组卷、各种档案类型的辅助组卷等方式。
7、系统的平台技术
用户可对档案类型、各档案库结构、录入界面、著录项、报表格式、档号生成格式、分类库、立卷方式、图像文件命名规则等进行自由定义。与行业合作，可开发具行业特色的软件，满足行业档案管理的特殊需要。
8、良好的安全性
系统中提供了基于角色的权限控制系统，可实现对每一文件条目的权限控制，并可对单个条目对应的原件实现浏览、下载和打印等权限控制。系统还提供了按访问次数及访问时间进行控制的临时赋权功能。
9、良好的数据接口
支持多种流行的数据库，如SQL server、Oracle等，可以把不同档案软件所形成的数据（档案信息）转换到当前的系统中，这样避免了用户的重复劳动。同时系统还为用户提供了一个通用的转换接口，可以对不同数据库之间的数据进行转换。
10、存储格式多
可存储、管理和浏览多达200多种存储格式的各类文件资料，例如：图纸文件、CAD文件、彩色图像文件、WORD格式文件和文本文件等。
11、实时浏览
不仅可在网络环境下实时浏览检索到档案文件、图像和图形等，还可在权限允许范围内下载档案，用户通过通用浏览器如IE等，即可实现基于WEB的档案查询。
12、支持网络环境
采用流行的客户/服务器结构，运行于Windows9x/NT、Windows 2000或以上网络环境，可与企业网和Internet网相联，提供WWW方式的浏览服务。
13、独有的扫描软件
系统提供了自行开发的扫描软件，可支持符合国际上通用标准（TWIN标准）的所有扫描仪，在扫描过程中可实现边扫描、边存储、边压缩、边命名和边挂接的功能。大大降低了用户的手工干预工作量。
14、自有的图形图像处理技术
系统可对扫描完的图像文件进行自动去污、自动纠偏和断字修补等处理，可确保扫描出的图像文件清晰、整洁。
15、全文检索技术（选配功能）
系统可以对扫描完成的图像文件、各类电子文本自动进行全文识别并建立起相应的索引库，用户可以在WEB查询系统中通过输入关键词，对档案数据库中的正文进行检索，在检索过程中可以设置检索范围，并且可以在检索结果中再进行分层检索，检索出来的档案信息可以根据权限进行再编辑，大大提高了文件检索的查全率、查准率。
