一 档案信息化建设的内涵 
　　档案信息化是指通过运用现代信息技术实现档案信息资源的规范管理和有效共享、开发和利用。 
　　就高校而言，档案信息化建设是指在档案管理过程中以档案网络建设为基础，以档案信息资源为核心，运用信息技术提高高校档案工作现代化水平，以实现高校档案信息的社会化服务为目标的动态过程。 

　　二 高校档案信息化对高校档案工作产生的影响 
　　1.档案信息化建设对高校传统档案工作产生革命性变革 
　　传统的高校档案工作，主要包括收集、整理、编目、立卷、归档和利用，基本上充当打字员和档案保管员的角色。在信息化条件下，高校档案的中心工作发生了革命性改变，传统档案的载体形态开始向数字化形态过渡，档案管理的主要环境开始逐渐向数字环境迁移，档案管理通过运用计算机技术开展各项业务工作，如利用计算机进行辅助立卷、全文的存贮与检索、自动标引、编目、统计、借阅、库房管理等，并能使传统档案管理的各个业务环节实现无缝衔接，大幅度提高档案工作的效率和质量。 
　　2.档案信息化衍生出新的档案业务 
　　在信息化环境中，衍生出新的档案业务——电子文件管理。电子文件的出现及管理给档案工作带来了巨大的挑战，电子文件是以二进制代码的形式记录于光盘、磁盘、磁带等载体之上，依赖于计算机系统存取并可在网络上传输的文件。电子文件的出现，形成了一些新型的档案业务活动，如各类档案数字化业务、信息安全管理业务、电子文件的长久保存管理、信息系统开发等业务活动，都体现出强烈的信息化特点。 
　　3.档案信息化对高校档案利用方式的影响 
　　数字化档案信息可使任何一位使用者不受任何时间、空间的限制，这样许多的使用者可以不去档案馆就能查到自己所需资料。节省了时间，提高了效率。网上档案的开放，使档案工作进入一个崭新的工作环境和极好的良性循环之中。以往档案人员为开发档案资源，为档案利用而进行许多文献汇编、数字汇编、汇编等编研工作可以减少，以便档案人员有多的时间用于档案数据整理工作。 
　　4.信息化使高校档案管理模式发生改变 
　　实行信息化后，高校档案的管理模式发生了根本性改变，档案信息的存储、加工、管理和利用等各个环节都发生了变化，档案工作逐步由传统手工管理模式转向信息化管理模式。通过数据库的建设，特别是高校网络信息化的建设，实现对档案信息资源的有效管理和利用。使档案管理部门从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，从封闭走向开放，实现档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息向社会提供服务的转变。 
　　三 高校档案信息化建设中存在的问题 
　　1.观念陈旧，跟不上信息化建设步伐 
　　高校档案信息化建设，是高校档案传统管理转化成档案信息管理的一场革命，是对人的观念的转变。档案管理者的创新理念不仅要与高校教学服务相适应，信息化时代的需要相适应。目前，高校档案管理部门习惯于传统的手工的档案管理模式和方法，重“硬件”建设、轻软件环境，重档案信息资源建设、轻档案信息资源利用等，缺乏档案信息化建设的创新观念，导致档案信息化建设整体发展水平落后于信息社会发展的需要，影响了高校档案事业的科学健康发展。 
　　2.资金来源单一，无法满足信息化建设需要 
　　高校档案信息化建设需要配备现代化的技术设备和先进的管理软件，因此，必须要有足够的财力支撑。当前，由于缺少科学的规划管理和专项经费的投入，使得高校档案信息化建设的资金很难保证，对信息化建设中需要的设备几年都不能配齐，有很多学校只配备一台计算机就是对档案信息化建设的投入。对其他如专用软件、网络服务器、扫描仪、光盘刻录机、激光打印机等设备，不能一一配备齐全。资金几乎完全依靠国家财政投入的单一资金来源，常常是捉襟见肘、缺口较大，在一定程度上制约了档案信息化建设的发展。 
　　3.缺乏统一标准和规范，影响档案信息化建设步伐 
　　缺乏统一标准和规范，建设数字档案馆必须要坚持标准化原则，这是数字档案馆有力的保障，对数字档案馆资源的查询、存储、输出、管理等方面应做出一个符合国家档案标准的统一规范，为数字档案馆的正常运行提供制度支撑。由于我国高校档案信息化建设尚处在研究和探索的进程当中，在现实实践中，各高校档案馆建设采用的硬件平台、软件平台和应用系统等的不同，缺乏统一的标准和规范。软件在通用性、实用性等方面存在严重不足，相关设备型号各异，设备档次参差不齐，没有形成统一的硬件环境。有的高校甚至根本不指定标准规范。这样不规范、不科学、不统一的标准，为数字档案馆信息资源的利用留下了很大的安全隐患和漏洞，制约着信息交流的范围和程度，直接影响着高校档案信息化建设的步伐。