非接触式书刊扫描仪在法院系统档案信息化建设基础

关键词：书刊扫描仪、古籍扫描仪、全自动书刊扫描仪、非接触式书刊扫描仪，图书扫描仪
信息化时代的主要特点是信息需求量大、传输速度快、查考利用方便。档案数字化扫描是档案信息化建设基础性的工作，其主要任务是完成档案信息采集并进行分类存贮，为网上档案利用提供充足的信息资源。档案数字化扫描工作开展的好与坏，直接影响档案信息化建设的质量。
领导重视是影响档案信息化事业发展的决定因素。近年来，法院要求全国各级法院加快开展档案信息化建设进程，逐步建立本地区乃至全国法院档案信息中心，以实现网上资源互联共享的目标。在档案数字化扫描工作开展前，资金和场地是直接制约档案数字扫描的大瓶颈问题，只有领导下定决心、亲自“拍板”，才能解决各类复杂的难题，才能保证这项工作正常地开展起来。在档案数字化扫描过程中，需要领导经常督促检查，督促主管部门，严格要求、严格管理，确保档案扫描质量与安全。在档案数字化扫描工作完成后，仍需要领导积极倡导和推动数字化档案的利用，带头消除“电子档案使用不如传统方式使用方便、直观”的“依旧思想”。否则，就不利于本单位档案信息化工作的全面开展，使得已建成的档案信息管理系统发挥不了应有的优势。
充分做好准备是完成好档案数字化扫描工作的前提。在准备阶段，筹措资金和调整场地固然重要，但以下几方面的准备工作也不可轻视。一是要制定出一个好的建设方案。近年来我国信息化发展步伐很快，不少地区和单位在信息化建设方面都进行了大胆的探索，并积累了许多值得借鉴的宝贵经验。我们只有结合自身工作特点和目标任务并充分发挥天津地区人才技术优势，才能制定出既具有时代性、又符合自身实际的档案信息化科学建设方案。二是要选好公司、订好合同。挑选技术实力强、信誉度高、应急反应快，具有行业资质和保密资质的公司;在签订合同时，应当突显扫描质量、保密安全和软件升级维护的重点条款。三是要指定人负责。每份档案都是一份珍贵的历史资料，在档案数字化扫描期间，档案出入库流量很大，经过环节很多，如管理不到位，很容易发生丢失、损坏案卷现象。所以必须要指定人负责此项工作，做到交接清楚、登记准确，严格控制档案流量，尽量减少扫描现场积压案卷，以确保此项工作安全顺利开展。四是建全各类登记统计。在档案数字化扫描工作开展前，首先要建立《档案出入库登记本》、《工作流程表》、《档案扫描交接登记》、《档案问题处理登记本》。从扫描工作开始，就要坚持严格的登统记制度，待档案数字化扫描工作完成后，要整理形成一套完整的登统记归档资料。
严密组织是抓好档案数字化扫描工作的重点。一是要把抓安全作为一项首要任务。要经常检查扫描现场，规范工作程序，消除各类隐患;加强扫描过程中数据信息管理，严格控制设备频繁调整;严格交接手续，做到帐物相符;认真核对新、旧卷皮信息，发现不一致时要及时纠正;严格检查案卷装订质量，尽量避免对案卷内容的损坏程度。二是要盯住扫描质量不放松。做到图片清晰、数据准确、优化及时、装订规范。在扫描过程中，应尽量保持工作人员的相对稳定，以便于熟练掌握操作技能，提高工作质量。三是要妥善处理扫描过程中遇到的各类问题。在案卷扫描中常常遇到的问题是原卷宗中页码编写有问题，或者页码与目录不相对应，这给扫描工作带来很大的不便。遇到这类情况，工作人员应尽量保持案卷的完整性，不要改变档案原样，可临时(如利用铅笔)重新编页，按新编的页码录入信息。装订时，要将原卷皮、原目录全部装订入卷，并将处理情况填入《档案问题处理登记本》。
网上提供利用是档案信息化建设的目的。在进行档案数字化扫描工作过程中，要坚持边扫描边使用的原则。当库存的档案扫描到一定量时，就应及时在网上提供利用服务，以便在实践中不断检验完善档案管理系统，使其方便管理和使用。应用时要坚持安全第一，根据档案密级区分等级，可采取物理或技术隔离的办法进行分类管理。物理隔离办法相对安全，但成本造价较高;技术隔离办法简单，成本低，但安全性相对要差一些。在提供利用方法上一般采用两种方式：一是承办案件的业务庭、业务主管领导和审判监督部门的领导可直接在网上凭密码调取案件全部内容。其他部门确因工作需要而调阅有关案卷时，须预先在网上提出申请，经承办案件的业务庭领导授权同意后调阅。其特点是方便工作，提高效率。二是分层设定权限，逐级审批，统一由档案部门集中授权。其特点是程序复杂，但便于加强电子档案的安全管理。
如何才能加快档案信息化的建设呢？全球非接触式书刊扫描仪，不仅从扫描速度和耐用性都非常适合档案数字化的加工。
非接触式扫描仪是一种采用了航空级矩阵式CCD技术的新型的扫描仪产品。可以方便档案客户轻松、方便、高效的扫描装订成卷的案卷资料。当前市场上的平板、高速滚筒扫描仪产品在扫描成册案卷资料时，都是需要拆卷扫描的。而且在滚筒高速扫描时即使拆卷扫描也会出现卡纸撕纸状况。而全自动案卷非接触式扫描仪通过矩阵式点对点扫描技术，页面向上式扫描，扫描过程不需要拆卷，根据案卷装订状况和纸张状况选择自动或半自动模式，像看书一样轻松高效的完成扫描工作 。
随着办公自动化程度的提高，如何提高案卷管理工作的效率，发挥业务资料和科技资料的作用，已成为摆在我们面前的重要课题。下面我们以公文档案为例，看一下现行档案管理工作中存在的一些不便：
1.档案资料查找困难：
由于资料数量庞大，查卷人员往往不能准确找到文件具体内容，所以查找起来费时费力。
2.资源共享问题：
一般情况下，存档资料只有一份，一旦某人借走资料，其他想要利用的人只有等待其还入后才能查阅，使案卷管理部门的工作效率和档案资料的利用效率大大降低。
3.实时响应问题：
某些窗口服务行业需要实时查询案卷资料，如果要求信息查询人员长时间地等待查询结果，必将导致窗口行业的效率低下、形象受损。
4.档案存储空间不足：
随着档案存储量的日益增加，库房空间压力越来越大，如何解决日益增长的档案数量与存储空间不足的问题已经非常迫切。
5.档案安全性问题：
每份档案都是珍贵的原始资料，有其自身的历史价值或商业价值，特别是对于比较老旧的资料，经常调阅会导致档案资料的损坏、丢失、其至被篡改。各种不可预见的自然和人为灾害（如水灾、火灾）将对珍贵的原始档案资料造成无法挽回的损失。
由此看到不论是在案卷查询、存储、安全、高效利用等方面传统的实体查阅管理方式都不能满足目前的客户需求，案卷数字化、电子卷宗、数字查阅工作迫在眉睫。但是现有平板扫描仪和高速滚筒扫描仪在扫描成册案卷、图书、票据、杂志等装订成册的对象时，常常出现以下现象：
◆  拆装卷费时费力，生产效率低下，容易出错
◆  使用高速滚筒扫描仪容易出现卡纸撕纸情况
◆  部分案卷有粘贴照片及加长蝴蝶页现有设备无法扫描
◆  老旧案卷粉尘霉菌在拆装卷扫描过程中容易对加工人员身体造成伤害
◆  传统扫描仪灯管刺眼含有辐射，长期使用对工作人员伤害较大
◆  图像扭曲变形、带有黑边，数据采集不完整
◆  操作不方便，需要用力按压扫描对象，易损坏扫描对象
通过非接触式（页面向上）点对点扫描技术，实现了针对案卷、古籍资料的轻松数字化 。根据案卷状况选择全自动或半自动模式设备，轻松完成扫描工作。
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